Cómo Atelier Nord delegó en FlowOS sus actas de reuniones y sus reuniones con clientes.
El alcance, el equipo, la puesta en marcha y lo que cambia, descritos sin cifras de resultados.
Escenario ilustrativo: empresas y personas ficticias
Pyme industrial ficticia
Piloto dirigido por C. M., directora de operaciones
Teams, Outlook y FlowOS ERP
Un equipo, casos de uso elegidos en conjunto
«Queríamos salir de las reuniones con un acta, no con una tarea más».
El problema: reuniones sin seguimiento por escrito.
En Atelier Nord, las reuniones de proyecto y las llamadas con clientes se suceden. Las actas llegan tarde, a veces nunca, y las reuniones comerciales se preparan rebuscando el historial del cliente en varias herramientas.
La dirección no quería ni una herramienta más ni delegar las decisiones en la IA: quería que la redacción viniera preparada y que el equipo siguiera al mando.
- Reuniones de Teams, con la transcripción activada
- Historial de clientes disperso en varias herramientas
- Seguimientos y preparación de reuniones redactados a mano
- Una exigencia: nada sale sin revisión
Por qué FlowOS.
Dos razones fueron decisivas:
- Trazabilidad. Las solicitudes y las lecturas sensibles quedan registradas en el registro de auditoría: quién pidió qué, cuándo y con qué agente.
- Borradores en lugar de envíos. FlowOS prepara los correos como borradores en Outlook; es el empleado quien los envía.
«Lo que nos convenció es que nada sale por sí solo. El agente prepara, nosotros revisamos, nosotros decidimos».
Tres casos de uso, conexiones reales.
El piloto es deliberadamente acotado: tres casos de uso, con las conexiones que FlowOS utiliza hoy.
Objetivo fijado en conjunto: actas revisadas y enviadas el mismo día de la reunión, y cada reunión con un cliente preparada a partir de la ficha de FlowOS ERP.
Las etapas del piloto.
Demo y definición del alcance
Una demo de 30 minutos con los documentos del equipo y, después, un taller de definición del alcance: casos de uso elegidos, permisos y reglas de revisión.
Conexiones
Cada empleado conecta su cuenta de Microsoft (correo, calendario, reuniones); el administrador concede el consentimiento necesario para las transcripciones de Teams. Se definen los roles de FlowOS ERP.
Puesta en marcha
Formación para cada equipo: redactar una solicitud, revisar actas, ajustar un borrador.
Uso asistido
Las primeras actas y preparaciones de reuniones se revisan con un ingeniero de IA y luego se ajustan las instrucciones.
Revisión
Revisión con la dirección: casos de uso que ampliar, por ejemplo los recordatorios de facturas desde FlowOS ERP.
Lo que cambia para el equipo.
Antes
- Actas redactadas tarde, o nunca
- Historial de clientes buscado en varias herramientas
- Seguimientos redactados uno a uno
- Poca visibilidad sobre el uso de la IA
Después del piloto
- Actas preparadas a partir de la transcripción y revisadas el mismo día
- Reuniones con clientes preparadas con la ficha de FlowOS ERP
- Borradores de correo listos en Outlook, enviados por el equipo
- AI insights: tiempo ahorrado y coste supervisados por la dirección
Lo que tendríamos en cuenta.
Lecciones de este escenario que se aplican a la mayoría de los pilotos:
- La transcripción empieza durante la reunión. Sin una transcripción de Teams o Zoom, no hay actas automáticas: es un hábito que hay que crear.
- Los permisos se deciden primero. Los roles de FlowOS ERP determinan lo que leen los agentes: conviene definirlos antes del piloto.
- La revisión sigue siendo la norma. Los entregables son borradores: su calidad también depende de la revisión del equipo.
Lo que viene.
Próximo paso en estudio: recordatorios de facturas vencidas desde FlowOS ERP y una nota semanal publicada por una tarea programada en el canal de Teams de la dirección.
Regla que se mantiene: cada nuevo caso de uso comienza con un periodo de revisión sistemática.
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