Wie Atelier Nord seine Besprechungsprotokolle und Kundentermine an FlowOS übergab.
Der Umfang, das Team, das Setup und was sich ändert, beschrieben ohne Ergebniszahlen.
Illustratives Szenario: fiktive Unternehmen und Personen
Fiktives industrielles KMU
Pilotprojekt unter Leitung von C. M., Betriebsleiterin
Teams, Outlook und FlowOS ERP
Ein Team, gemeinsam ausgewählte Anwendungsfälle
„Wir wollten aus Meetings mit einem Protokoll herausgehen, nicht mit einer Aufgabe mehr.“
Das Problem: Meetings ohne schriftliche Nachbereitung.
Bei Atelier Nord folgen Projektbesprechungen und Kundengespräche dicht aufeinander. Protokolle kommen spät, manchmal gar nicht, und Vertriebstermine werden vorbereitet, indem man in mehreren Tools nach der Kundenhistorie sucht.
Die Geschäftsleitung wollte weder ein weiteres Tool noch Entscheidungen an die KI abgeben: Sie wollte, dass das Schreiben vorbereitet wird und das Team die Kontrolle behält.
- Teams-Meetings, mit aktivierter Transkription
- Kundenhistorie verstreut über mehrere Tools
- Nachbereitung und Terminvorbereitung von Hand geschrieben
- Eine Anforderung: nichts geht ohne Prüfung raus
Warum FlowOS.
Zwei Gründe waren entscheidend:
- Nachvollziehbarkeit. Anfragen und sensible Lesezugriffe werden im Audit-Log protokolliert: wer was wann und mit welchem Agenten angefragt hat.
- Entwürfe statt Versand. FlowOS bereitet E-Mails als Entwürfe in Outlook vor; der Versand liegt beim Mitarbeiter.
„Überzeugt hat uns, dass nichts von allein rausgeht. Der Agent bereitet vor, wir prüfen, wir entscheiden.“
Drei Anwendungsfälle, echte Verbindungen.
Das Pilotprojekt ist bewusst eng gefasst: drei Anwendungsfälle mit den Verbindungen, die FlowOS heute nutzt.
Gemeinsam gesetztes Ziel: Protokolle am Tag des Meetings geprüft und versendet, und jeder Kundentermin anhand der Akte in FlowOS ERP vorbereitet.
Die Schritte des Pilotprojekts.
Demo und Scoping
Eine 30-minütige Demo mit den Dokumenten des Teams, danach ein Scoping-Workshop: gewählte Anwendungsfälle, Berechtigungen und Prüfregeln.
Verbindungen
Jeder Mitarbeiter verbindet sein Microsoft-Konto (E-Mail, Kalender, Meetings); der Administrator erteilt die für Teams-Transkripte erforderliche Zustimmung. Die Rollen in FlowOS ERP werden festgelegt.
Onboarding
Schulung für jedes Team: eine Anfrage formulieren, Protokolle prüfen, einen Entwurf anpassen.
Begleitete Nutzung
Die ersten Protokolle und Terminvorbereitungen werden gemeinsam mit einem KI-Ingenieur geprüft, danach werden die Anweisungen angepasst.
Rückblick
Rückblick mit der Geschäftsleitung: Anwendungsfälle, die erweitert werden können, zum Beispiel Zahlungserinnerungen aus FlowOS ERP.
Was sich für das Team ändert.
Vorher
- Protokolle spät oder gar nicht geschrieben
- Kundenhistorie in mehreren Tools gesucht
- Nachbereitungen einzeln geschrieben
- Wenig Einblick in die KI-Nutzung
Nach dem Pilotprojekt
- Protokolle aus dem Transkript vorbereitet und am selben Tag geprüft
- Kundentermine mit der Akte aus FlowOS ERP vorbereitet
- E-Mail-Entwürfe in Outlook bereit, vom Team versendet
- KI-Einblicke: eingesparte Zeit und Kosten von der Geschäftsleitung verfolgt
Was wir im Hinterkopf behalten würden.
Erkenntnisse aus diesem Szenario, die für die meisten Pilotprojekte gelten:
- Die Transkription startet während des Meetings. Ohne Teams- oder Zoom-Transkript gibt es keine automatischen Protokolle: Das ist eine Gewohnheit, die man aufbauen muss.
- Berechtigungen werden zuerst entschieden. Die Rollen in FlowOS ERP bestimmen, was Agenten lesen: Am besten legt man sie vor dem Pilotprojekt fest.
- Die Prüfung bleibt die Regel. Ergebnisse sind Entwürfe: Ihre Qualität hängt auch von der Prüfung durch das Team ab.
Wie es weitergeht.
Als nächster Schritt wird geprüft: Erinnerungen für überfällige Rechnungen aus FlowOS ERP und eine wöchentliche Notiz, die eine geplante Aufgabe im Teams-Kanal der Geschäftsleitung postet.
Beibehaltene Regel: jeder neue Anwendungsfall beginnt mit einer Phase systematischer Prüfung.
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