Atelier NordがFlowOSに任せた 会議の議事録 とクライアントとの打ち合わせ。
対象範囲、チーム、導入の流れ、そして変わること。成果の数値は掲載していません。
例示的なシナリオ：架空の企業と人物
架空の産業系中堅・中小企業
C. M.（オペレーション責任者）が主導するパイロット
Teams、Outlook、FlowOS ERP
1チームで、ユースケースは一緒に選定
「会議のあとに残したいのは、新たなタスクではなく議事録でした。」
課題：会議後の記録が残らない。
Atelier Nordでは、プロジェクト会議とクライアントとの通話が次々に続きます。議事録は遅れて届き、ときには届かず、営業の打ち合わせの準備では、顧客履歴を求めて複数のツールを探し回っていました。
経営陣が求めたのは、ツールを増やすことでも、判断をAIに委ねることでもありませんでした。文章の準備を任せ、主導権はチームに残すことでした。
- Teams会議、文字起こしをオンにして
- 顧客履歴が散在 複数のツールに
- フォローアップと会議準備 手作業で作成
- ひとつの条件：確認なしでは何も送らない
FlowOSを選んだ理由。
重視した理由は2つあります。
- トレーサビリティ。リクエストと機微な読み取りは監査ログに記録されます。誰が、いつ、どのエージェントで、何を依頼したかが分かります。
- 送信ではなく、下書きまで。 FlowOSはメールをOutlookの下書きとして用意し、送信するのは従業員です。
「確信したのは、何ひとつ勝手に送信されないことです。エージェントが準備し、私たちが確認し、私たちが決める。」
3つのユースケース、実際の連携。
パイロットはあえて範囲を絞っています。FlowOSが現在利用している連携を使った、3つのユースケースです。
共同で設定した目標： 会議当日に議事録を確認して送信、そしてすべてのクライアントとの打ち合わせをFlowOS ERPのレコードから準備すること。
パイロットのステップ。
デモと範囲の確定
チームの文書を使った30分のデモのあと、範囲確定のワークショップを行います。選定したユースケース、権限、確認ルールを決めます。
連携
各従業員がMicrosoftアカウント（メール、カレンダー、会議）を接続し、管理者がTeamsの文字起こしに必要な同意を付与します。FlowOS ERPのロールを定義します。
オンボーディング
チームごとの研修：依頼の書き方、議事録の確認、下書きの修正。
サポート付きの利用
最初の議事録と会議準備をAIエンジニアと一緒に確認し、そのあと指示内容を調整します。
振り返り
経営陣との振り返り：FlowOS ERPからの請求書督促など、拡張するユースケースを検討します。
チームにとって何が変わるか。
導入前
- 議事録は遅れて書かれるか、書かれない
- 顧客履歴を複数のツールで探す
- フォローアップを一件ずつ作成
- AIの利用状況がほとんど見えない
パイロット後
- 文字起こしから議事録を準備し、当日中に確認
- クライアントとの打ち合わせを、FlowOS ERPのレコードで準備
- メールの下書きがOutlookに用意され、チームが送信
- AIインサイト：経営陣が削減時間とコストを把握
心に留めておきたいこと。
このシナリオから得られる、ほとんどのパイロットに当てはまる教訓：
- 文字起こしは会議中に開始する。 TeamsやZoomの文字起こしがなければ、議事録は自動では作成されません。習慣づけが必要です。
- 権限を最初に決める。 FlowOS ERPのロールが、エージェントが読み取れる範囲を決めます。パイロットの前に設定するのが最適です。
- 確認を原則とする。 成果物は下書きです。品質は、チームによる確認にも左右されます。
これから。
検討中の次のステップ：FlowOS ERPからの期限超過請求書の督促と、スケジュールタスクによる経営陣のTeamsチャンネルへの週次メモの投稿。
守るルール： 新しいユースケースは、必ず一定期間の全件確認から始める.